MEJORAMIENTO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Para adentrarnos mas en la conciencia de un Administrador de Empresas, hemos desarrollado el módulo "Ejecución de Programas para el mejoramiento de la Unidad Administrativa", el cual se centra en los parámetros bases que deben guiar el funcionamiento efectivo de las organizaciones.

En el mundo cambiante de hoy, donde la tecnología avanza de forma acelerada y cada vez la globalización es mas evidente, se hace necesario llevar a cabo un estudio mucho mas profundo de la Administración, como la ciencia y el arte del momento.

TEORÍAS DE LA ADMINISTRACIÓN


TEORÍA DE LA
ADMINISTRACIÓN
CIENTÍFICA
Frederick Winslow Taylor

Énfasis en las tareas.PRINCIPIOS:
1. Principio de planeamiento: sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la improvisación y la actuación empírico-práctica por los métodos basados en procedimientos científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación del método.
2. Principio de la preparación/planeación: seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir más y mejor, de acuerdo con el método planeado.
3. Principio del control: controlar el trabajo para certificar que el mismo esta siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.
4. Principio de la ejecución: distribuir distintamente las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.



TEORÍA DE LA
CLÁSICA
Henry Fayol

Énfasis en la estructura.Fayol divide la empresa en seis áreas:1. Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa.2. Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta e intercambio.3. Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.4. Funciones de seguridad, relacionadas con la protección de los bienes y de las personas.5. Funciones contables, relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.6. Funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encima de ellas.



TEORÍA
DE LA
BUROCRACIA
Max Weber

Énfasis es la jerarquía.
La forma tradicional de autoridad de las organizaciones descansaba más en la persona que en el cargo. El concepto de tradición de Weber también puede verse en las culturas de las empresas en la actitud del «siempre lo hemos hecho así», lo que es una auto-justificación para resistirse al análisis crítico de los recién llegados.Las características principales del modelo son:
· Un sistema de reglas y procedimientos que regulan el trabajo. Las reglas y procedimientos cumplen diversos fines:
1.Estandarizar operaciones y decisiones.
2.Servir corno receptáculos de un aprendizaje pasado.
3.Facilitar la igualdad de tratamiento.
· La selección y promoción del personal son fundamentales en la formación técnica y en el rendimiento.Sistemática especialización del trabajo y especificación de responsabilidades.Conductas formales e impersonales; es decir, las relaciones entre los miembros de la organización deben ser impersonales para evitar una pérdida de racionalidad y eliminar el favoritismo.Separación completa entre propiedad y administración.Existencia del principio de jerarquía, de acuerdo con el cual cada puesto de trabajo es controlado por el superior. La jerarquía es además impersonal y está basada en reglas.



TEORÍA
DE LAS
RELACIONES
HUMANAS Elthon Mayo

Las características principales del modelo son:
· Un sistema de reglas y procedimientos que regulan el trabajo. Las reglas y procedimientos cumplen diversos fines:
1.Estandarizar operaciones y decisiones.
2.Servir corno receptáculos de un aprendizaje pasado.
3.Facilitar la igualdad de tratamiento.
· La selección y promoción del personal son fundamentales en la formación técnica y en el rendimiento.Sistemática especialización del trabajo y especificación de responsabilidades.Conductas formales e impersonales; es decir, las relaciones entre los miembros de la organización deben ser impersonales para evitar una pérdida de racionalidad y eliminar el favoritismo.Separación completa entre propiedad y administración.Existencia del principio de jerarquía, de acuerdo con el cual cada puesto de trabajo es controlado por el superior. La jerarquía es además impersonal y está basada en reglas



TEORÍA
DE LOS
SISTEMAS
Ludwig von Bertalanffy

La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.
La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.



TEORÍA
COMPORTAMENTAL
Douglas Mc Gregor - Abraham Maslow - Frederick Henzberg


· TEORÍA “X” Y “Y” DE DOUGLAS MCGREGOR
Las teorías X y Y, dos maneras excluyentes de percibir el comportamiento humano adoptadas por los gerentes para motivar a los empleados y obtener una alta productividad.
TEORÍA X

Posición Tradicional. Concepción tradicional de administración, basada en convicciones erróneas e incorrectas sobre el comportamiento humano, por ejemplo:El hombre es indolente y perezoso por naturaleza; evita el trabajo o rinde el mínimo posible, a cambio de recompensas salariales o materiales.
· Al hombre le falta ambición: no le gusta asumir responsabilidades y prefiere ser dirigido y sentirse seguro en la dependencia.
· El hombre es fundamentalmente egocéntrico y sus objetivos personales se oponen, en general a los objetivos de la organización.
· Su propia naturaleza lo lleva a resistirse al cambio, pues busca su seguridad y pretende no asumir riesgos que lo pongan en peligro.
· Su dependencia lo hace incapaz de autocontrolarse y autodisciplinarse: necesita ser dirigido y controlado por la administración.
TEORÍA Y
Posición Optimista. En la concepción moderna de la administración, de acuerdo con la teoría del comportamiento. La teoría Y se basa en ideas y premisas actuales, sin preconceptos con respecto a la naturaleza humana, a saber:
· El hombre promedio no muestra desagrado innato hacia el trabajo
· Las personas tienen motivación, potencial de desarrollo, estándares de comportamiento adecuados y capacidad para asumir responsabilidades. el hombre debe poner la autodirección y el auto control al servicio de los objetivos que son confiados por la empresa.
· El hombre promedio aprende, bajo ciertas condiciones, no solo a aceptar responsabilidad, sino también a buscarla.
· La capacidad de un alto grado de imaginación y creatividad en la solución de problemas empresariales esta ampliamente – y no escasamente- distribuidas entre las personas. En ciertas condiciones de la vida moderna, las potencialidades intelectuales del hombre solo se utilizan de manera parcial.

· NECESIDADES DE ABRAHAM MASLOW
Necesidades fisiológicas básicas: Son necesidades fisiológicas básicas para mantener la homeostasis (referido a la salud del individuo), dentro de estas se incluyen:
· Necesidad de respirar
· Necesidad de beber agua
· Necesidad de comer
· Necesidad de dormir
· Necesidad de sexo
· Necesidad de eliminar los desechos
Necesidades de Seguridad: Surgen de la necesidad de que la persona se sienta segura y protegida. Dentro de ellas se encuentran:
· Seguridad física
· Seguridad de empleo
· Seguridad de ingresos y recursos
Necesidades sociales: Están relacionadas con el desarrollo afectivo del individuo, son las necesidades de asociación, participación y aceptación. En el grupo de trabajo, entre estas se encuentran: la amistad, el afecto y el amor. Se satisfacen mediante las funciones de servicios y prestaciones que incluyen actividades deportivas, culturales y recreativas.
Necesidad de estima o reconocimiento: En ocasiones las empresas no toman muy enserio este punto ya que solo se enfocan en la remuneración económica y se olvidan que las personas también tienen sentimientos, esto no solo afecta benéficamente al individuo sino a toda su familia.
Autorrealización: Son las más elevadas, se hallan en la cima de la jerarquía, a través de su satisfacción personal, encuentran un sentido a la vida mediante el desarrollo de su potencial en una actividad. Se llega a esta cuando todos los niveles anteriores han sido alcanzados y completados.

· TEORÍA DE LA MOTIVACIÓN DE FREDERICK HERZBERG
Frederick Herzberg; formuló la teoría de los dos factores para explicar mejor el comportamiento de las personas en el trabajo y plantea la existencia de dos factores que orientan el comportamiento de las personas.
Factores higiénicos o factores extrínsecos: Es el ambiente que rodea a las personas y como desempeñar su trabajo. Estos están fuera del control de las personas.Principales factores higiénicos; salario, los beneficios sociales, tipo de dirección o supervisión que las personas reciben de sus superiores, las condiciones físicas y ambientales de trabajo, las políticas físicas de la empresa, reglamentos internos, etc.,Herzberg, destaca que sólo los factores higiénicos fueron tomados en cuenta en la motivación de las personas, el trabajo es una situación desagradable y para lograr que las personas trabajen mas, se puede premiar e incentivar salarialmente, o sea, se incentiva a la persona a cambio de trabajo.Factores motivacionales o factores intrínsecos: estos factores están bajo el control del individuo (persona) ya que se relaciona con lo que él hace y desempeña. Los factores materiales involucran sentimientos relacionados con el crecimiento individual, el reconocimiento profesional y las necesidades de autorrealización que desempeña en su trabajo. Las tareas y cargos son diseñados para atender a los principios de eficiencia y de economía, suspendiendo oportunidades de creatividad de las personas. Esto hace perder el significado psicológico del individuo, el desinterés provoca la “desmotivación” ya que la empresa sólo ofrece un lugar decente para trabajar.Según Herbert, los factores motivacionales sobre el comportamiento de las personas son mucho más profundos y estables cuando son óptimos.Por el hecho de estar ligados a la satisfacción del individuo Herzberg los llama factores de satisfacción.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Es la planeación más amplia de la organización, constituye planeación a largo plazo y concibe a la organización como un todo. En este tipo de planeación los administradores deben detectar que debe realizar la organización para tener éxito en un lapso de tiempo de 3 y 5 años hacia el futuro, lapso que se define de largo plazo.
En planeación estratégica se sigue el principio del compromiso, por lo que los administradores no deben incurrir en costos de planeación a menos que se anticipe un rendimiento razonable sobre la inversión.
Integrada por las estrategias que se derivan de la misión, la visión y los escenarios.
Sus principales características son:
Esta proyectada a varios años, con efectos y consecuencias previstos a varios años.
Ampara a la empresa como una totalidad, abarca todos los recursos y áreas de actividades y se preocupa por trazar los objetivos a nivel organizaciones.
Es definida por la cima de la organización y corresponde al plan mayor, al cual están subordinados todos los demás.

PLANEACIÓN TÁCTICA
Es efectuada en el ámbito de departamento, consiste en efectuar planes a corto plazo, entendido este como un lapso de un año o menos hacia el futuro. Este tipo de planeación suele usarse para describir lo que la organización debe hacer para que la empresa tenga éxito en dicho periodo de tiempo.
Sus características principales son:
Proyectada para el mediano plazo, regularmente anuales.
Cubre cada departamento, sus recursos específicos y se preocupa por alcanzar los objetivos transados en este.
Esta planeación se define en cada elemento de la empresa.

PLANEACIÓN OPERATIVA
La planeación operativa consiste en establecer claramente la aplicación del plan estratégico conforme a objetivos específicos. Al igual que el plan estratégico, la planeación operativa debe ser sencilla, fácil de entender para todos los participantes y permitir que se sepan las actividades que se deben realizar y el tiempo de que disponen para completarlas.
Los planes operativos pueden variar desde cronogramas bastante simples que identifican eventos importantes en el proceso electoral hasta planes complejos que señalan con gran detalle lo que tiene que suceder en fechas determinadas
Es la planeación efectuada para cada tarea o actividad. Sus principales características son:
Esta proyectada para el corto plazo y para lo inmediato.
Ampara cada actividad por separado y se interesa por alcanzar metas específicas.
Esta definida para cada tarea o actividad.

Los escenarios son narraciones que describen caminos alternativos hacia el futuro. Sonfuturos posibles que proyectan una gama de resultados, basados en hipótesis plausibles yles permiten a las personas imaginar lo que puede ocurrir. No predicen lo que va a suceder,pero sí permiten entender mejor a partir de hoy lo que puede suceder mañana.La técnica de los escenarios es una herramienta que estimula el debate sobre el futuro,facilita la conversación sobre lo que está pasando y puede ocurrir en el mundo que nosrodea y permite tomar mejores decisiones sobre lo que debemos hacer o evitar. Ofrece uncamino muy útil para la planeación estratégica e identifica lo que debe hacerse para lograrun resultado deseado.
Los escenarios son útiles porque evitan que los hechos nos tomen por sorpresa, ponenen tela de juicio las predicciones convencionales sobre el futuro, permiten reconocer lossignos de cambio y dan bases para evaluar la sustentación de estrategias bajo diferentescircunstancias.No existe ninguna metodología estandarizada para desarrollar escenarios; es un procesoque aprovecha los conocimientos y creatividad de los participantes, y al desarrollar sushabilidades para entender el presente, identifican los elementos predecibles del futuro, susprincipales incertidumbres y los caminos factibles hacia el mañana, tomando en cuentainterpretaciones divergentes.La planeación por escenarios ofrece las siguientes ventajas que la convierten en un métodoapto para la reflexión y para mejorar la calidad del pensamiento:Se centra en el futuro y no en el pasado o en el presente, donde normalmente se han concentradolos debates, dando lugar a la recriminación y a las denuncias y no a la búsquedaconstructiva de alternativas.Analiza lo que puede pasar, no lo que debe o se quiere que suceda. No es ni un procesode paz ni una negociación porque no se generan compromisos ni ataduras. Esto permiteexpresar y analizar ideas en un ambiente más libre y creativo.

En el ambiente laboral el trabajador además de realizar su actividad, se relaciona no solo con cada uno de los integrantes de la organización sino con todas las herramientas y equipos que influyen sobre sus funciones, es decir que cada uno de ellos tiene diferentes percepciones sobre su puesto de trabajo y de la empresa en general.
factores de influencia:
motivacion de la empresa
motivacion en el trabajo
motivacion economica
ambiente laboral (relaciones)
ambiente de trabajo (condiciones de trabajo)
otros factores:
posibilidades de promocion
atencion a las sugerencias
estabilidad
posibilidad de aprendizaje y formacion
implicacion del empleado en la empresa
horario de trabajo
comunicacion vertical y horizontal

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.

OBJETIVOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES
@ Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal.@ Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.@ Servir de base en la calificación de meritos y la evaluación de puestos.@ Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.@ Propiciar la uniformidad en el trabajo.@ Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.@ Sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporación a las diferentes unidades.@ Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.

VENTAJAS
@ Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.@ No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.@ Es claro y sencillo.@ Útil en toda organización.@ La disciplina es fácil de mantener

Es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos, que describe en su secuencia lógica distintas en que se componen cada uno de los procemientos que lo integran, señalando generalmente quien, como, donde, cuando y para que hay que realizarse.

ELEMENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Identificación
Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán aparecer y/o anotarse los datos siguientes:
Logotipo de la dependencia.
Nombre de la dependencia.
Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización.
Título del Manual de Procedimientos.
Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.

2. Índice
En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados principales que constituyen el manual.

3. Introducción
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se

4. Objetivo
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.

5. Desarrollo del procedimiento
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:
El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.

Son los procedimientos específicos preestablecidos de coordinación, de alerta, de movilización y de respuesta ante la ocurrencia de un evento particular para el cual se tienen escenarios establecidos.
TIPOS
•Naturales.•Tecnológicos.
FACTORES PARAEL DISEÑO DEL P.C
1.DENSIDAD DE OCUPACIÓN DE LA EDIFICACIÓN: Es saber reconocer las alertas en caso de emergencia en cuanto al parte física y las señales existentes con el fin de agotar cualquier tipo de problema que se pueda presentar.
2.CARACTERÍSTICAS DE LOS OCUPANTES: Se debe conocer quienes hacen parte de la organización.
3. EXISTENCIA DE PERSONAL AJENO: Las personas deben tener conocimiento de las instalaciones, debe haber una persona guía y señales visibles.
4. CONDICIONES DE ILUMINACIÓN.
ASPECTOS QUE GENERAN SITUACIONES DE EMERGENCIA
• Financiera.
• Competencia.
• Producción.
GLOSARIO
•ACCIDENTE: Se define como accidente cualquier suceso que, provocado por una acción violenta y repentina ocasionada por un agente externo involuntario, da lugar a una lesión corporal. La amplitud de los términos de esta definición obliga a tener presente que los diferentes tipos de accidentes se hallan condicionados por múltiples fenómenos de carácter imprevisible e incontrolable.
• DESASTRE: Un desastre es un suceso, natural o causado por el hombre, de tal severidad y magnitud que normalmente resulta en muertes, lesiones y daños a la propiedad y que no puede ser manejado mediante los procedimientos y recursos rutinarios del gobierno.
•EMERGENCIA: En el transcurso de la vida normal y durante la ocurrencia de desastres, tanto nuestra familia como nosotros podemos vernos ante situaciones imprevistas que de no ser afrontadas con rapidez y con la acción correctora pueden ocasionar lesiones a la persona y daños a los bienes materiales.
• PLAN DE EVACUACION: Es la acción de desocupar ordenada y planificadamente un lugar. Esta acción o desplazamiento es realizado por los ocupantes por razones de seguridad ante un peligro potencial o inminente.
•SEGURIDAD: El término seguridad proviene de la palabra securitas del latín. Cotidianamente se puede referir a la seguridad como la ausencia de riesgo o también a la confianza en algo o alguien. Sin embargo, el término puede tomar diversos sentidos según el área o campo a la que haga referencia.
• RIESGO: es el daño potencial que puede surgir por un proceso presente o suceso futuro, (y esto se puede dar en cualquier ámbito laboral y más en instituciones de seguros, ya que en estos lugares los clientes pueden utilizarla para la comisión de delito y así poder hacer cualquier tipo de fraude.) Diariamente en ocasiones se le utiliza como sinónimo de probabilidad, pero en el asesoramiento profesional de riesgo, el riesgo combina la probabilidad de que ocurra un evento negativo con cuanto daño dicho evento causaría. Es decir, en palabras claras, el riesgo es la posibilidad de que un peligro pueda llegar a materializarse. También es la probabilidad de que un resultado esperado no ocurra.
• ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar las causas de no conformidades, defectos u otras situaciones indeseables existentes para prevenir su recurrencia.
•ACCIÓN PREVENTIVA: Se entiende por prevención el conjunto de actividades o medidas adoptadas o previstas en todas las fases de actividad de la empresa, con el fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo.